DỮ LIỆU CÁ NHÂN NGƯỜI LAO ĐỘNG: VIỆC CUNG CẤP, SỬ DỤNG VÀ BẢO VỆ

• By N2LAW
• 07/11/2025

1. Nghĩa vụ cung cấp thông tin của người lao động trong quá trình tuyển dụng:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025[1] (có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2026), trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp chỉ được yêu cầu ứng viên cung cấp các thông tin phục vụ cho mục đích tuyển dụng theo quy định của pháp luật. Việc thu thập và xử lý thông tin phải được sự đồng ý của ứng viên tham gia tuyển dụng.

Tại khoản 2 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019[2],  khi giao kết hợp đồng lao động, người lao động cần cung cấp các thông tin: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Ngoài ra, trong trường hợp không tuyển dụng, doanh nghiệp phải xóa, hủy các thông tin mà người tuyển dụng đã cung cấp.

 2. Nghĩa vụ bảo mật thông tin của người lao động trong quá trình quản lý, sử dụng người lao động:

Theo quy định tại Điều 12 Bộ luật lao động 2019[3], doanh nghiệp có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các thông tin cần phải có trong Sổ quản lý lao động bao gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

 3. Việc xóa, hủy thông tin dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao đồng:

Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025[4], doanh nghiệp phải xóa, hủy thông tin của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ khi các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

Như vậy, sau khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có trách nhiệm xóa, hủy toàn bộ thông tin của người lao động. Việc lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng chỉ được phép khi các bên có thỏa thuận hoặc do pháp luật yêu cầu.

Theo đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải lưu trữ thông tin, tài liệu của doanh nghiệp. Nếu các tài liệu bắt buộc phải lưu trữ này có chứa thông tin, dữ liệu cá nhân của người lao động thì doanh nghiệp không cần phải xóa, hủy các thông tin đó. Một số tài liệu mà doanh nghiệp phải lưu trữ có thể chứa thông tin, dữ liệu cá nhân của người lao động, đơn cử:

-  Sổ kế toán, chứng từ kế toán (điểm g khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020): Theo quy định tại Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tùy vào loại tài liệu kế toán lưu trữ mà thời gian lưu trữ có thể lên tới 05 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn.

-  Các tài liệu liên quan đến việc giải quyết tranh chấp lao động: Theo quy định tại Điều 190 Bộ luật Lao động 2019, tùy thuộc vào thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp mà thời hạn lưu trữ dữ liệu có thể lên tới 06 tháng, 09 tháng, hoặc 01 năm, thậm chí lâu hơn nếu người lao động chứng minh được mình gặp trở ngại khách quan mà vượt quá thời hiệu yêu cầu.

-  Các tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra thuế: Theo quy định tại điểm b Điều 116 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp cần phải lưu trữ các tài liệu liên quan đến các nội dung thanh tra thuế và phải cung cấp khi được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý thời hạn lưu trữ dữ liệu của người lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025[5]. Khi hết thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp có trách nhiệm xóa, hủy dữ liệu của người lao động.

 4. Khuyến nghị của N2Law:

Kể từ ngày 01/01/2026 khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 có hiệu lực, doanh nghiệp phải xóa, hủy thông tin của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp không bắt buộc phải xóa, hủy các hồ sơ, tài liệu đó trong trường hợp pháp luật có yêu cầu lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu nhất định mà trong đó có chứa thông tin của người lao động.

Đối với các loại tài liệu liên quan đến kế toán, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ và pháp luật cũng quy định cụ thể về thời gian lưu trữ đối với những loại tài liệu này.

Đối với tài liệu về liên quan đến lĩnh vực thuế, doanh nghiệp phải lưu trữ trong trường hợp phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Đối với tài liệu liên quan đến các tranh chấp lao động, do tranh chấp lao động có thể diễn ra trong nhiều tình huống nên rất khó để định lượng chính xác các thông tin cần lưu giữ. Mặc dù thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp tối đa là 01 năm, nhưng có rất nhiều trường hợp người lao động vì trở ngại khách quan mà không thể yêu cầu giải quyết tranh chấp, dẫn đến thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp được kéo dài, khi đó Doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ thông tin phục vụ việc giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp cần lưu ý việc lưu trữ để tránh vi phạm trách nhiệm xóa, hủy thông tin của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Ngoài ra, để tránh rủi ro xảy ra hành vi vi phạm trách nhiệm hủy thông tin của người lao động, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu sử dụng, lưu giữ thông tin về người lao động trong từng giai đoạn: tuyển dụng, sử dụng lao động, sau khi chấm dứt Hợp đồng lao động, và xây dựng cơ chế lưu giữ thông tin, hủy bỏ thông tin phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp và quy định pháp luật.