Trách nhiệm hoàn tạm ứng của người lao động

Xin chào Luật sư, ở công ty tôi có anh A đã làm việc nhiều năm và vừa xin nghỉ việc có báo trước 45 ngày. Công ty đang tất toán các khoản phát sinh khi thanh lý Hợp đồng lao động với anh A. Đầu năm 2024, anh A được phân công đi mua máy móc cho Công ty và đã nhận một khoản tạm ứng từ kế toán. Công việc đã hoàn thành trong tháng 4/2024, nhưng đến nay anh A chưa làm xong thủ tục hoàn ứng. Công ty đã nhiều lần yêu cầu anh A làm việc với kế toán để giải quyết dứt điểm việc này nhưng anh A không thực hiện.

Công ty chúng tôi đang định giữ lại tiền lương tháng cuối của anh A để bù đắp khoản tạm ứng nêu trên. Nếu làm như vậy có hợp pháp không và chúng tôi nên xử lý thế nào trong trường hợp này?

Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi yêu cầu tư vấn về cho Công ty Luật TNHH Nguyễn Nga và Cộng sự. Chúng tôi xin có ý kiến như sau:

Theo thông tin bạn cung cấp, thì sự việc của Công ty bạn liên quan đến thủ tục hoàn tạm ứng thực hiện công việc của người lao động.

Theo quy định tại Điều 22 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, việc hoàn tạm ứng là nghĩa vụ của anh A. Trong trường hợp này, công ty đã nhiều lần yêu cầu anh A làm thủ tục hoàn tạm ứng nhưng anh A không thực hiện. Do đó, Công ty có quyền trừ khoản tạm ứng không sử dụng hết mà người lao động không nộp lại vào tiền lương của người nhận tạm ứng theo quy định nêu trên.

Về vấn đề giữ lương người lao động, theo Khoản 4 Điều 97 Bộ luật Lao động 2019, Công ty được chậm trả lương cho anh A chỉ trong trường hợp vì lý do bất khả kháng mà Công ty đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn, thời gian trả chậm không được vượt quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên, Công ty phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản trả lương cho anh A công bố tại thời điểm trả lương. Nếu trả lương chậm quá thời hạn quy định, Công ty có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo hình thức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 17 và khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Để giải quyết tình huống này, Công ty cần gửi văn bản yêu cầu anh A thực hiện việc hoàn tạm ứng theo quy định, muộn nhất là trước thời điểm nghỉ việc, nếu không sẽ bị trừ vào tiền lương tháng cuối. Hết thời hạn thông báo trên, nếu anh A không xử lý dứt điểm việc hoàn tạm ứng, Công ty được thực hiện việc bù trừ phần tiền tạm ứng chưa sử dụng hết của anh A vào tiền lương tháng cuối trước khi nghỉ việc của anh A.